Kategorie: Microsoft & Office 365

das leidige Thema mit den 365 Lizenzen

Jeder der sich mit der Lizenzierung von 365 beschäftigen muss, kennt das leidige Thema der sich permanent ändernden Handhabung. „In Office 365 Business benötigen die Benutzer Lizenzen, um Outlook, SharePoint Online, Lync Online und weitere Dienste nutzen zu können. Als globaler Administrator oder Benutzerverwaltungsadministrator können Sie neuen Benutzern beim Erstellen von neuen Konten oder aber Benutzern mit vorhandenen Konten ganz einfach Lizenzen zuweisen. Wenn Sie Lizenzen freigeben möchten, die sie anderen Benutzern zuweisen können, können Sie auch die Zuweisung von Lizenzen aufheben, die Benutzer nicht mehr benötigen, wenn sie die Organisation verlassen.“

Zufällig bin ich beim recherchieren auf folgende Seite Office 365 Business Lizenzen verwalten, zuweisen und aufheben gestoßen die die aktuelle Handhabung gut erläutert.

Share Mailbox im Exchange Online (EO) einmal kurz erklärt

Einer der wirklich Interessanten Optionen im Office 365 ist die Shared Mailbox. Die Share Mailbox im Exchange Online ist ein spezielles Postfach, welche keine Lizenz benötigt und eine alternative für den öffentlichen Ordner im Exchange Server darstellt.

Hier nun kurz erklärt.

Eine Shared Mailbox hat alles was eine normale Mailbox in Office 365 besitzt. Dazu gehören die Postfach-, Kalender und -Aufgaben Funktionen sowie ein Adressbuch Container. Man kann der speziellen Mailbox auch mehrere E-Mail Adressen zuweisen und somit z.B. ein Sammelpostfach für ein Team oder Gruppe einrichten (Team Verkauf, Team Einkauf, Team Support usw.).

Durch die Delegationsfunktion kann ein Full Access (Vollzugriff) und/oder eine Send As (Senden als) Option für ausgewählte User oder Usergruppen freigeschaltet werden und somit wird diese spezielle Mailbox ein Gruppeninstrument.

Dieses Instrument ermöglicht es z.B. das eine Gruppe von Benutzern auf den Posteingang der Shared Mailbox zugreifen sowie auch mit den zugewiesenen E-Mail Adressen Nachrichten erstellen und versenden zu können. Ich glaube die Vorteil und Möglichkeiten eines gemeinsamen Kalenders, Adressbuch oder Aufgabenliste für eine bestimmte Gruppe von Benutzern liegen klar auf der Hand.

Da dieses Feature keine Lizenz benötigt und eine ausgezeichnet darstellt Gruppen- oder Team- Instrument bereitstellt, sollte es in keiner Planung beim Einsatz von Office 365 fehlen.

Hinweis: In meinem Fall beschreibe ich die Möglichkeiten aus einer MidSize Lizenz, welche mir eine Shared Mailbox mit 50Gb und die Archivierung Funktion bereitstellt.

Hier noch eine interessanter Gedanken Anstoß: Eine Office 365 Lizenz kann auf 5 Geräte installiert und über einen Account gleichzeitig gemeinsam genutzt werden. Da Ihr unbegrenzt Shared Mailboxen anlegen könnt, ergibt sich daraus eine ganz interessante Situation, welche BESTIMMT Kosten einspart oder den Mehrwert erhöht 🙂

Create shared mailboxes in Office 365 for Small Business

Ablauf von EO Benutzerkennwörter deaktivieren

Als globaler Administrator für Microsoft Office 365 für Unternehmen können Sie mit dem Windows Azure Active Directory Module for Windows PowerShell Benutzerkennwörter einrichten, die nie ablaufen. Sie können auch Windows PowerShell-Cmdlets verwenden, um die Konfiguration „never-expires“ zu entfernen oder anzuzeigen, für welche Benutzerkennwörter festgelegt ist, dass sie nie ablaufen.

Benötig wird dazu die „Azure Active Directory Module for Windows PowerShell“ die ihr nachfolgend in zwei Versionen downloaden könnt.

Windows Azure Active Directory Module for Windows PowerShell (32-bit version)

Windows Azure Active Directory Module for Windows PowerShell (64-bit version)

Nach der Installation starte Ihr die Powershell und solltet euch wie folgt mit dem Office 365 Administrator Account über die PS-Console anmelden.

$msolcred = get-credential

Eingabemaske mit Office365 Account (Administrator Rechte) füllen

connect-msolservice -credential $msolcred

mit folgendem Command könnt Ihr die Einstellungen überprüft

Get-MSOLUser | Select UserPrincipalName, PasswordNeverExpires

mit folgendem Command setzt ihr für alle User die Option auf Wahr

Get-MSOLUser | Set-MsolUser -PasswordNeverExpires $true

mit folgendem Command setzt ihr für alle User die Option auf Falsch

Get-MSOLUser | Set-MsolUser -PasswordNeverExpires $false

Nützliche Quellen: Manage Azure AD using Windows PowerShell, Konfigurieren von Benutzerkennwörtern, sodass diese nie ablaufen

Exchange Online mit Powershell administrieren

mache Dinge lassen sich mit der Powershell schneller und einfache handhaben, auch den Exchange Online

Vorabinformation zur Powershell

falls du keine Powershell auf deinem Rechner hast, kannst du die folgende Anleitung benutzen, ansonsten über springe diesen Teil

  1. Deinstalliere falls vorhanden deine alte Powershell Umgebung
  2. Installiere das Windows Management Framework

Detail kannst du auch hier lesen:  Install and ConfigureWindowsPowerShell

Verbindung zum Exchange Online über Powershell

  1. Powershell als Administrator starten (rechte Maustaste benutzen :))
  2. folgender Befehl, fühlt die Variable $LiveCred mit einem Office365 Admin:
$LiveCred = Get-Credential
  1. es öffnet sich ein Fenster wo du deine Account Daten für Office365 bestätigst (sollte ein Account mit Admin Rechten sein)
  2. danach folgende Kommandos in der PS ausführen:
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session
  1. jetzt seid Ihr erfolgreich verbunden

detaillierte Informationen zum Thema findet Ihr hier:  Connect WindowsPowerShell to the Service

Jetzt ein Bespiel, um den Parameter OWAEnable zu prüfen sowie anzupassen

  1. mit folgenden cmlet prüft Ihr den Parameter  OWAEnabled für eine E-Mail Adresse. Falls OWAEnabled eingeschaltet ist, bekommt Ihr ein „true“ als Rückgabewert
Get-CASMailbox -Identity user@sample.com | FL *owa*
  1. um den OWAEnabled Parameter für eine E-Mail Adresse anzupassen, benutzt Ihr das cmlet wie folgt
Set-CASMailbox -Identity user@sample.com -OWAEnabled:$true

Mehr Informationen zum Thema findet Ihr unter folgendem Link:  Exchange-Verwaltungsshell

Shared Postfach bzw. Freigaben aus Exchange Online im Iphone einrichten

Hey Community …

Freigegebene Postfächer sind im Exchange Online (EO) lizenzfrei und momentan noch unbegrenzt. Den Sinn und die Installation sowie Konfiguration eines Freigegebenen Postfach möchte ich in diesem Beitrag nicht erklären. Sondern wie man dieses Postfach auch im Iphone abrufen kann.

folgende Voraussetzungen sollten bestehen:

  1. es gibt eine Freigegebenes Postfach

    Exchange Online Freigegebens Postfach
    Freigaben sind E-Mail Postfächer die keine Lizenz benötigen und wie ein Sammelpostfach funktionieren sollen
  2. Ihr kennt den Alias des Postfach’s

    Exchange-Online-Alias-Share
    Ein Alias für das Benutzerkonto muss angegeben werden, um den Teil der E-Mailadresse festzulegen, der vor dem @ Zeichen benutzt werden soll.
  3. Ihr habt „Vollzugriff“ und könnt „Senden als“ auf das Postfach

    Exchange-Online-Shared-ACL
    Zugriffsberechtigungen werden über die Postfachstellvertretung eingerichtet

richtet einen Mail Account über IMAP auf eurem Iphone mit folgenden Einstellung ein:

IMAP:
server: outlook.office365.com
username: my-personal-mailbox@my-domain.com/Alias des Postfach
password: personal-password
(if necessary: Port 993, SSL = ON and Password authentication)

SMTP:
server: smtp.office365.com
username: my-personal-mailbox@my-domain.com
password: personal-password
(if necessary: Port 587, SSL = ON and Password authentication)

Ich hoffe die Anleitung ist verständlich geschrieben … gutes gelingen.

@Nachtrag vom 2017-03-24

Beim Stöbern im Netz habe ich noch eine Anleitung gefunden die euch eventuell interessieren wird “ Einrichten einer Shared Mailbox Exchange 2013 auf einem iPhone „

Office 2013-Sprachoptionen @ Korrekturhilfepakete

Ab Office 2013 stehen allen Kunden, die eine vor Ort installierte (MSI-installierte) Version von Office 2013 erworben haben, kostenlos herunterladbare Korrekturhilfepakete in 52 Sprachen zur Verfügung, unabhängig davon, ob sie eine Volumenlizenz besitzen oder nicht. Diese Korrekturhilfepakete können als 32- oder 64-Bit-Version unter Office-Korrekturhilfen heruntergeladen werden. Wenn Sie eine Volumenlizenz besitzen, können Sie das Office 2013 Proofing Tools Kit aus dem Microsoft Volume Licensing Service Center herunterladen. Das Office 2013 Proofing Tools Kit enthält die Korrekturhilfen für alle Sprachen, die mit Office 2013 verfügbar sind.

Quelle: https://technet.microsoft.com/de-de/library/ee942198.aspx

Onedrive Business zurücksetzen und Cache leeren

Mit unter kann es mal passieren das Onedrive Business nichts mehr synchronisiert und die Reparatur auch fehl schlägt. In diesem Fall hilft mit unter einer Reset der Anwendung. (Bitte sichert eure Daten vorher)

Folgende Anleitung kann helfen:

Beende folgende Office Dienste: groove.exe, msouc.exe, msosync.exe

groove.exe

Navigiere zu und lösche den Inhalt.
“C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Office\Spw”

Danach navigiere zu und lösche auch hier den Inhalt: „C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache”

Starte den Rechner oder den Dienst für Onedrive (groove.exe) neu.

Danach muss in Onedrive die zu synchronisierende Bibliothek neu registriert werden.

Quelle der Anleitung:  https://hubone.zendesk.com/hc/en-us/articles/200167460-Clear-SkyDrive-Pro-Cache

Viel Glück